クラウド会計のセキュリティが気になる人が増えている理由
クラウド会計ソフトは、今やフリーランスや中小企業にとって当たり前の存在になりました。
しかし一方で、
「クラウドにお金の情報を預けて本当に大丈夫なのか」
「不正アクセスされたらどうなるのか」
といった不安を感じている人も少なくありません。
会計ソフトには、
売上
経費
取引先情報
銀行口座やクレジットカード情報
など、事業にとって非常に重要なデータが集約されています。
このため、クラウド会計を選ぶ際には、
使いやすさ
料金
機能
だけでなく、セキュリティ対策が十分かどうか
を確認することが欠かせません。
特に最近では、
パスワードの使い回し
フィッシング詐欺
内部不正
といったリスクも広く知られるようになり、
「なんとなく不安」から「具体的に対策を知りたい」
という段階に移っています。
クラウド会計の安全性で誤解されやすいポイント
クラウド会計のセキュリティについては、誤解も多く見られます。
クラウドは危険という思い込み
「クラウド＝ネット上にある＝危険」
と感じる人は少なくありません。
しかし実際には、
多くのクラウド会計ソフトは、
個人が自分でPC管理するよりも
高いセキュリティ水準
で運用されています。
専門のセキュリティチーム
監視体制
バックアップ
が整っている点は、クラウドならではの強みです。
パスワードさえ強ければ大丈夫と思っている
一方で、
「強いパスワードを設定していれば安心」
と考えてしまうのも危険です。
パスワードだけに頼ると、
・漏えい
・推測
・使い回し
といったリスクを完全には防げません。
そのため、
二段階認証
権限管理
ログ管理
といった複数の対策を組み合わせることが重要になります。
セキュリティ設定を初期状態のまま使っている
クラウド会計は、初期状態でも一定の安全性がありますが、
設定を見直すことで、より安全に使えるケースが多いです。
にもかかわらず、
・初期設定のまま
・一人で使うから不要
と考えて、重要な設定を触っていない人も多く見られます。
クラウド会計は正しく使えば十分に安全という結論
結論から言うと、
クラウド会計は、
二段階認証や権限管理などの基本的なセキュリティ設定を行えば、
十分に安全に利用できます。
重要なのは、
「クラウドだから安全」
「クラウドだから危険」
と決めつけるのではなく、
どんな仕組みで守られているか
利用者側で何を設定すべきか
を理解することです。
特に初心者が押さえておきたいのは、
・二段階認証
・権限管理
・アクセス履歴の確認
といった基本機能です。
これらを正しく使うことで、
不正アクセス
内部トラブル
情報漏えい
のリスクを大きく下げられます。
クラウド会計のセキュリティを支える基本的な仕組み
ここからは、クラウド会計ソフトに共通する、基本的なセキュリティの考え方を整理します。
通信やデータは暗号化されている
多くのクラウド会計では、
通信中のデータ
サーバーに保存されているデータ
の両方が暗号化されています。
これは、
第三者が途中でデータを盗み見ても
内容を読み取れないようにする仕組みです。
利用者が特別な設定をしなくても、
自動的に適用されている点が特徴です。
定期的なバックアップが行われている
クラウド会計では、
データのバックアップ
が定期的に行われています。
これにより、
・端末の故障
・誤操作
・システムトラブル
があっても、データを復元できる可能性が高くなります。
個人で管理する会計ソフトでは、
バックアップを取り忘れるリスク
があるため、この点は大きな安心材料です。
不正アクセスを監視する体制がある
多くのクラウド会計事業者では、
不審なアクセス
大量ログイン
異常な操作
を検知する仕組みを導入しています。
これにより、
明らかに不自然な動きがあった場合、
アラートや制限がかかることもあります。
二段階認証が重要とされる理由
クラウド会計のセキュリティ対策の中でも、
特に重要なのが二段階認証です。
二段階認証とは何かをやさしく解説
二段階認証とは、
パスワードに加えて、
もう一つの確認要素
を使ってログインする仕組みです。
代表的なものとして、
・スマホアプリでの認証
・SMSで送られる確認コード
などがあります。
これにより、
万が一パスワードが漏れても、
第三者がログインしにくくなります。
なぜパスワードだけでは不十分なのか
どれだけ複雑なパスワードでも、
・他サービスからの流出
・フィッシング
・キーロガー
などのリスクを完全には防げません。
二段階認証を設定することで、
「知っている情報」だけでなく
「持っている端末」
も必要になるため、安全性が大きく高まります。
権限管理がクラウド会計では重要になる理由
クラウド会計は、
一人だけで使う
複数人で使う
どちらのケースでも、権限管理が重要です。
権限管理とは何か
権限管理とは、
誰が
どこまでの操作ができるか
を制限する仕組みです。
たとえば、
・閲覧のみ
・入力は可能だが削除は不可
・管理者のみ設定変更可能
といった形で分けられます。
内部トラブルを防ぐ効果がある
セキュリティというと、
外部からの攻撃
を想像しがちですが、
実際には内部操作によるトラブルも無視できません。
権限を適切に分けることで、
・誤操作
・意図しない削除
・不正な修正
を防ぎやすくなります。
二段階認証と権限管理を実務でどう使うか
ここからは、実際の利用シーンを想定しながら、二段階認証と権限管理がどのように役立つのかを見ていきます。
フリーランスが一人で使う場合の設定イメージ
フリーランスの場合、
「自分しか使わないからセキュリティ設定は最低限でいい」
と考えがちです。
しかし、最も多いリスクは
パスワードの流出やフィッシング
です。
この場合でも、
・ログイン時に必ず二段階認証を有効化
・普段使わない端末からのアクセス通知をオン
しておくだけで、安全性は大きく向上します。
操作自体はほとんど増えず、
「もしもの被害」を防げる点が大きなメリットです。
小規模法人で複数人が使う場合の考え方
法人では、
社長
経理担当
外部の税理士
など、複数人がクラウド会計にアクセスするケースが一般的です。
この場合、
全員を同じ権限で使わせるのは非常に危険
です。
例えば、
・入力担当は仕訳入力のみ
・管理者だけが削除や設定変更可能
・税理士は閲覧や確認中心
といった形で権限を分けることで、
内部トラブルのリスクを大きく減らせます。
クラウド会計で確認しておきたいその他のセキュリティ機能
二段階認証と権限管理以外にも、初心者が押さえておきたいポイントがあります。
アクセス履歴や操作ログの確認
多くのクラウド会計には、
・いつ
・誰が
・どの操作をしたか
が分かる履歴機能があります。
これにより、
「身に覚えのない操作がないか」
を後から確認できます。
何かあったときに原因を追いやすい点は、
紙やローカル管理にはないメリットです。
IP制限や端末管理機能
一部のクラウド会計では、
・特定のIPアドレスからのみアクセス許可
・登録済み端末のみログイン可能
といった設定も可能です。
必須ではありませんが、
重要なデータを扱う法人では検討する価値があります。
セキュリティ対策で失敗しやすいパターン
どんなに機能が充実していても、使い方を誤るとリスクは残ります。
二段階認証を設定したまま放置する
二段階認証を設定しても、
・機種変更時に見直さない
・古い端末が登録されたまま
という状態は危険です。
定期的に、
登録端末
認証方法
を確認する習慣を持ちましょう。
退職者や外注先の権限を消し忘れる
法人やチーム利用で多いのが、
「もう使っていない人のアカウントが残っている」
ケースです。
権限管理は、
追加することよりも
削除・見直し
が重要です。
メールやSMSの通知を軽視してしまう
不審なログイン通知
設定変更の通知
を「よく分からないから」と放置するのは危険です。
通知は、
セキュリティの最後の防波堤
と考えて、必ず確認するようにしましょう。
クラウド会計を安全に使うためのチェックリスト
ここで一度、初心者向けに重要ポイントを整理します。
・二段階認証が利用できる
・二段階認証を必ず有効化している
・利用者ごとに権限を分けられる
・不要なアカウントを定期的に削除している
・アクセス履歴や通知を確認できる
・端末や認証方法を定期的に見直している
これらを押さえていれば、
クラウド会計のセキュリティは「不安なもの」から「管理できるもの」に変わります。
初心者が今すぐできるセキュリティ強化の行動ステップ
最後に、これからクラウド会計を使う人向けに、実践的な行動ステップをまとめます。
- ログイン設定画面を開く
- 二段階認証を必ず有効にする
- 利用者一覧と権限を確認する
- 不要なアカウントがあれば削除する
- 通知設定とアクセス履歴を確認する
この5つを行うだけでも、
「なんとなく不安」な状態から
「最低限の対策ができている」
状態へ進めます。
