電子帳簿保存法への対応が会計ソフト選びの前提になった理由
電子帳簿保存法への対応は、もはや一部の大企業だけの話ではありません。
フリーランスや副業をしている個人事業主、小規模法人にとっても、日常業務に直結するテーマになっています。
請求書や領収書を
メールで受け取る
PDFで保存する
クラウド上で管理する
といった業務スタイルが当たり前になった今、紙での保存を前提とした運用は現実的ではありません。
この流れの中で、
電子帳簿保存法に対応した会計ソフトを使っているかどうか
が、経理のしやすさを大きく左右します。
単に「保存できる」だけでなく、
検索できるか
要件を満たしているか
日々の運用が無理なく続くか
という視点が重要です。
電子帳簿保存法で多くの人が混乱するポイント
電子帳簿保存法は、制度の内容そのものよりも、
「実務で何をすればいいのか分かりにくい」
点で混乱を招きやすい制度です。
電子保存とスキャン保存の違いが分からない
電子帳簿保存法では、
最初から電子で受け取ったデータ
紙で受け取ってスキャンしたデータ
で、求められるルールが異なります。
この違いを理解しないまま、
「とりあえずPDFで保存しておけば大丈夫」
と考えてしまうと、要件を満たさない可能性があります。
検索要件を満たしていないケースが多い
電子保存では、
取引年月日
取引金額
取引先
といった項目で検索できる状態が求められます。
フォルダ分けだけで管理している場合、
検索要件を満たしていない
というケースも少なくありません。
会計ソフトと保存場所がバラバラ
請求書はメール
領収書はスマホ
会計データは別ソフト
というように、情報が分散していると、
「どれが正しい保存方法なのか」
分からなくなります。
これが、電子帳簿保存法への不安を大きくしている原因です。
電子帳簿保存法に対応した会計ソフト選びの結論
結論から言うと、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトとは、
「保存要件を意識せずに使っても、結果的に要件を満たせる設計になっているもの」
です。
細かいルールをすべて理解してから使う必要はありません。
重要なのは、
・自然な操作で要件を満たせる
・保存と会計処理が一体化している
・後から検索・確認しやすい
という点です。
これらが揃っていないと、
制度対応のために手作業が増え
結果的にミスや漏れが起こりやすくなります。
電子帳簿保存法対応ソフトに求められる基本要件
ここからは、電子帳簿保存法に対応するために、会計ソフトに求められる基本的なポイントを整理します。
電子取引データをそのまま保存できること
メールやクラウドで受け取った請求書や領収書は、
紙に印刷せず
電子データのまま保存
することが求められます。
対応した会計ソフトでは、
PDFや画像ファイルを
取引データと紐づけて保存
できる仕組みが整っています。
これにより、
「どの取引の書類か分からない」
という事態を防げます。
検索要件を満たす管理機能があること
電子帳簿保存法では、
日付
金額
取引先
で検索できることが重要です。
会計ソフト上で取引を登録するだけで、
これらの情報が自動的に紐づく設計になっていれば、
特別な操作をしなくても要件を満たせます。
改ざん防止に配慮されていること
電子保存では、
データの改ざんを防ぐ仕組み
も求められます。
クラウド会計では、
・履歴管理
・権限設定
・タイムスタンプに準じた管理
などが組み込まれており、
個人で仕組みを作る必要がありません。
電子帳簿保存法とインボイス制度の関係
電子帳簿保存法は、インボイス制度とも深く関係しています。
インボイスを電子で保存するケースが増えている
インボイス制度の開始により、
請求書をPDFで受け取る
クラウドでやり取りする
ケースが急増しました。
この場合、
インボイス制度
電子帳簿保存法
の両方を意識した保存が必要になります。
両方に対応できる会計ソフトが有利
インボイスと電子帳簿保存法を別々に管理すると、
保存ルールが複雑になります。
請求書の発行
受領
保存
帳簿反映
を一つの会計ソフトで完結できれば、
制度対応の負担は大きく減ります。
電子帳簿保存法を意識した運用で重要な考え方
制度対応を難しく考えすぎないことも大切です。
完璧な理解よりも仕組み化が重要
電子帳簿保存法の条文をすべて理解する必要はありません。
重要なのは、
要件を満たす仕組みの中で作業すること
です。
対応した会計ソフトを使えば、
日常業務をこなすだけで、
結果的に制度要件を満たせます。
保存と入力を分けないことがポイント
後からまとめて保存しようとすると、
漏れやミスが起こりやすくなります。
取引を入力するタイミングで、
証憑も一緒に保存する
という流れを作ることが、長期的には一番楽です。
電子帳簿保存法に対応した具体的な運用イメージ
ここからは、「実際の業務でどう使うのか」をイメージできるよう、具体例で説明します。
メールで請求書を受け取る場合の流れ
取引先からPDFの請求書がメールで届くケースは、今や一般的です。
電子帳簿保存法に対応した会計ソフトを使っていれば、
・メール添付のPDFをアップロード
・取引データ（日付・金額・取引先）と紐づけ
・そのまま保存
という流れが自然にできます。
この時点で、
検索要件
保存要件
を同時に満たせるため、特別な管理は不要です。
スマホで撮影した領収書を使う場合
現金払いの領収書をスマホで撮影し、そのまま会計ソフトに取り込むケースも多いでしょう。
対応した会計ソフトでは、
・撮影画像をアップロード
・金額や日付を自動で読み取り
・仕訳と同時に保存
といった機能があります。
これにより、
「後でまとめてスキャンする」
必要がなくなり、保存漏れも防げます。
クレジットカード明細と証憑を結びつけるケース
クレジットカード連携をしている場合でも、
証憑との紐づけは重要です。
電子帳簿保存法対応ソフトでは、
・カード明細
・領収書や請求書
を同じ画面で管理できるため、
「この支出の証拠はどこ？」
と探す手間が大きく減ります。
フリーランスと法人で異なる注意点
電子帳簿保存法への対応は、立場によって注意点が異なります。
フリーランス・個人事業主の場合
フリーランスの場合、
経理も保存も一人で行う
ケースがほとんどです。
そのため、
・操作が直感的
・専門知識がなくても要件を満たせる
会計ソフトを選ぶことが重要です。
保存ルールを意識しなくても、
「入力と同時に保存されている」
状態を作れるかがポイントになります。
小規模法人の場合
法人では、
複数人で経理を触る
可能性があります。
この場合、
・権限設定
・履歴管理
がしっかりしている会計ソフトを選ぶことで、
改ざん防止要件にも対応しやすくなります。
また、
税理士とデータを共有しやすい
点も重要な選定基準です。
電子帳簿保存法対応で失敗しやすいポイント
対応ソフトを使っていても、運用を間違えるとリスクが残ります。
保存を後回しにしてしまう
「忙しいから後でまとめて保存しよう」
という運用は、最も失敗しやすいパターンです。
電子帳簿保存法では、
適切なタイミングでの保存
が前提になります。
取引入力と同時に保存する流れを作ることが、最大の対策です。
フォルダ管理だけで安心してしまう
フォルダ分けだけでは、
検索要件を満たさない
ケースがあります。
会計ソフト上で、
取引情報と紐づいた状態で保存されているか
を必ず確認しましょう。
会計ソフト外に証憑を置いてしまう
クラウドストレージやPCフォルダに
証憑だけを保存し、
会計ソフトと連動していない状態は危険です。
一元管理できる環境を作ることが、
長期的に見て最も安全で楽な方法です。
電子帳簿保存法に対応した会計ソフトを選ぶチェックリスト
選定時は、次のポイントを確認すると失敗しにくくなります。
・電子取引データをそのまま保存できる
・取引情報と証憑を紐づけられる
・日付・金額・取引先で検索できる
・改ざん防止に配慮されている
・インボイス制度とも連動できる
・操作が複雑すぎない
・税理士とデータ共有しやすい
これらが揃っていれば、
制度対応を理由に経理が苦しくなることはありません。
電子帳簿保存法に備えるための実践的な行動ステップ
最後に、これから会計ソフトを選ぶ人向けに、実践的な流れをまとめます。
- 電子取引（メール・PDF）がどれくらいあるか確認する
- 会計ソフトで証憑保存ができるかを見る
- 無料体験でアップロードと検索を試す
- 入力と保存が同時にできるか確認する
- インボイス制度との連動もチェックする
この順番で確認すれば、
「制度が不安で何も決められない」
状態から抜け出せます。
